Folge 17: Neues Serviceportal hält Mitarbeitenden den Rücken frei

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00:00:03: Serviceagentur MV.

00:00:05: Mein Name ist Frau Mitzner, wie kann ich in den Rücken frei halten?

00:00:22: Also es ist mal wieder Podcast-Time und heute begrüße ich einen ganz besonderen Gast für mich ganz besonders weil ich mich da auf ganz unbekanntes Terrain begeben habe und vielleicht erläuter ich am Anfang bevor ich meinen Gast vorstelle Warum es heute diese Folge gibt?

00:00:41: Und zwar passiert bei uns, bei den Rückenfreiheitern gerade ganz viel Neues.

00:00:45: Wir wollen unsere Arbeit besser machen, schneller machen und unkomplizierter machen.

00:00:52: Da brauchte ich jemanden der diese verrückte Idee mit mir umsetzt, der mich versteht und der mir einfach den Weg ebnet – den Weg der Digitalisierung!

00:01:04: Deshalb begrüße ich jetzt Tim Dau von der Firma Platzdorsch Und wir sind oder ich bin wie mit allen Podcast-Gästen.

00:01:12: Mit dem Vorschlag gekommen, dass wir zum Du wechseln was wir bisher nicht gemacht haben.

00:01:17: Tim schön, dass du da bist.

00:01:19: Erzähl mal was du sonst so machst wenn du nicht in einem Podcast sitzt.

00:01:24: Ja moin Jana Hi!

00:01:26: Was machen wir?

00:01:27: Oder Ich?

00:01:28: Wir entwickeln Software Websoftware Apps auch Websites Ticketsysteme Buchungssysteme Genau, also individuelle Entwicklung verbasiert kann man sagen oder überwiegend verbasert.

00:01:42: So viele fremde Begriffe schon wieder die mich auf diesem Weg der Digitalisierung tatsächlich ja auch sehr abgeschreckt haben.

00:01:49: dazu aber später mehr.

00:01:51: wie haben wir uns beide gefunden?

00:01:52: Wir haben da eben ganz kurz schon mal drüber gesprochen ob du dich noch erinnern kannst Ich weiß es ziemlich genau.

00:01:59: Ich war ja auf der Suche nach jemandem, der diesen Weg der Digitalisierung begleitet und der mich auch da abholt wo wir gerade stehen und der mir einfach einen Weg aufzeigt wie's gehen kann weil ich gar nicht genau wusste was muss ich jetzt formulieren um Dinge anzuschieben?

00:02:14: Und letztlich war es so du hast ein Beitrag auf LinkedIn von mir geliked und ich habe mich gefragt wer ist das eigentlich?

00:02:21: und hab dann mir dein Profil angeschaut und hab gedacht du könntest genau der Richtige sein.

00:02:27: Und dann habe ich dich angerufen oder über LinkedIn angeschrieben.

00:02:30: Das weiß ich jetzt nicht mehr ganz genau, weißt du das noch?

00:02:32: Weil der erste Kontakt ein Telefonat oder...

00:02:34: Nee, das durfte LinkedIn gewesen sein!

00:02:36: Ja ne?

00:02:37: Eine Nachricht und dann ein sehr langes Telefonaat und dann relativ schnell ein sehr ausführliches Treffen für dass sich mir eine Stunde eingeplant hat und gesessen haben wir drei Stunden.

00:02:47: Ich glaube so war es und ich hab parallel immer meine Termine verschoben nebenbei Jetzt aber konkret zu dem was ich eigentlich wollte.

00:02:56: Es sollten Dinge klarer werden in unserer Arbeit.

00:02:59: Und da stand zuerst die Homepage für mich im Fokus, das ich gesagt habe.

00:03:03: unsere Homepage erklärt nicht das was wir können nämlich anderen Menschen den Rücken frei zu halten und Ich wollte dass sich unsere Arbeitsprozesse verschlanken.

00:03:13: und mit dieser Idee bin ich zu dir gekommen und dann hat sich relativ schnell In dem Gespräch zwischen uns beiden die Idee entwickelt ein Service Portal aufzubauen.

00:03:25: Und du hast eben schon gesagt, ihr seid mit Ticketsystemen unterwegs und vielleicht kannst du ganz kurz noch mal sagen womit du mich dann überzeugt hast.

00:03:35: Also was war der Anfang?

00:03:38: Ja im Prinzip glaube ich wir haben uns ja unter darüber unterhalten wie es jetzt funktioniert und das ist ja eine externe Lösung also die die vielleicht nicht Ja, genau zugeschnitten ist auf das was ihr macht.

00:03:53: Schon funktioniert aber eben nicht vielleicht nicht alle Prozesse perfekt abbildet so kann man es vielleicht sagen und ich glaube wir haben uns ein paar Dinge angeschaut Ich habe ein paar Sachen gezeigt die wir gemacht haben Und ich glaube es ging im Grunde genommen ja an die Richtung dass du gesehen hast wie man etwas ganz individuell angepasst an die Arbeitsabläufe umsetzen kann.

00:04:20: Also an verschiedenen Beispielen und vielleicht auch ein paar neue Ideen reinkommen, die wir das vielleicht bei anderen Kunden noch umgesetzt haben?

00:04:31: Ja genau!

00:04:32: Und wenn wir das mal konkret machen du hast eben gesagt Wir haben ja einen System was funktioniert mit dem wir jetzt auch arbeiten.

00:04:37: Das ist so es eine externe Lösung Die uns vor einigen Jahren von einer Gruppe Studierende gebaut wurde also so zusammengeschnitten wurde wie's für bestmöglich passt.

00:04:50: Das bedeutet aber, wenn wir es mal an einer klassischen Anfrage bei den Rückenfreiheit erklären, die Menschen haben die Möglichkeit im Unternehmen ein QR-Code zu scannen und uns ihre Anfrage digital zu übermitteln – das ist der Stand, den wir jetzt schon haben!

00:05:06: Die Mitarbeitenden können dort alle Daten übermitteln also Vorname, Überweisungsschein und welchen Arzt sie vielleicht ausschließen.

00:05:16: oder aber Sie wenden sich bislang über die klassische E-Mail an uns.

00:05:20: Und dann haben wir eben dieses sogenannte Workmanagement, das ist immer so ein naja sehr englischer Begriff aber ich denke alle wissen was gemeint ist.

00:05:28: also wir haben einen Tool wo wir die Kundenanfragen drin sammeln und wo wir auch den Bearbeitungsstand festhalten.

00:05:35: Jetzt ist es aber so kommuniziert der Kunde mit uns per E-mail Dann kopieren wir die E- Mail und fügen sie in die Anfrage händisch ein.

00:05:45: Klassisch Copy and Paste.

00:05:47: Und das machen wir, ich weiß gar nicht wie oft am Tag weil wir ja wirklich unglaublich viele Anfragen haben.

00:05:51: Nicht nur Arzttermine es geht ja auch um weitaus umfangreichere Anfragen Pflegeheimplatz Suche suchen nach mentaler Unterstützung.

00:06:01: da passiert zwischen uns und dem anfragenden Mitarbeiter mal ganz viel was häufig schriftlich ausgetauscht wird und dann wie gesagt ist immer dieser Zwischenschritt wie übertragen händisch damit wir alle Kollegen aus dem Rückenfreiheit-Team immer dasselbe Wissen haben, übertragen wir jede Kommunikation mit dem Kundenhändisch in dieses System.

00:06:22: Das frisst unglaublich viel Zeit und diese, dieses Tool ist für uns einfach nicht mehr praktikabel es dauert zu langen.

00:06:31: Es sind irgendwie so viele Zwischenschritte notwendig Und das wollten wir eben ändern.

00:06:37: und da hast du mir dann gezeigt ein klassisches Ticketsystem was mich erst mal auch ein bisschen hat stutzen lassen, weil will ich jedes Mal eine Bearbeitungsnummer haben in der Bearbeitung einer Anfrage.

00:06:50: Das lässt sich aber technisch ja nicht anders umsetzen.

00:06:53: Vielleicht kannst du das kurz erklären so dass alle das verstehen?

00:06:57: Genau also jetzt ist es ja so wie du es gerade gesagt hast ihr ziemlich viel händisch dort einfliegen müsst.

00:07:05: Das heißt was ihr jetzt habt ist im Grunde genommen nur einen Formular was auch in einer Datenbank landet, aber zum Beispiel keine Bearbeitungsnummer oder Ticket-Nummer hat.

00:07:18: Und wenn jemand per E-Mail schreibt müsste das eben so wie du schon gesagt hast handisch übertragen und im Prinzip alle Hinweise die jetzt irgendwie auch übers Telefon kommen oder von einem Mitarbeiter alle Handelscheifhassen.

00:07:31: Natürlich ist es notwendig wenn man das jetzt also die vielen manuellen Prozesse automatisiert oder halbautomatisiert, das ist ja bei euch auch noch viel der Faktor Mensch dabei.

00:07:44: Das heißt es ist ja nicht eine vollautomatische Lösung.

00:07:47: Es ist aber so dass ne Bearbeitungsnummer insofern notwendig ist, dass man automatisiert zum Beispiel Mehl zuordnen kann.

00:07:57: Oder wenn jemand anruft dass man sagen kann okay, sagen sie mir doch kurz die Bearbeitungsnummer damit wir das zuweisen können.

00:08:07: Ja, das klingt natürlich so ein bisschen nach Behörde oder nach Amt.

00:08:13: Aber ich habe das technisch verstanden.

00:08:15: inzwischen und ich möchte heute auch mit diesem Podcast wirklich bei den Mitarbeitenden dafür werden davor keine Scheu zu haben dass es eben in Zukunft eine Bearbeitungsnummer gibt einfach damit Prozesse leichter werden umfangreicher abbilden, was der Kunde möchte.

00:08:32: Also wenn so wie du eben gesagt hast die E-Mail kommt rein und wird automatisch eben der Anfrage des Kunden zugeordnet das ist natürlich fantastisch Weil wir haben ja durchaus Mitarbeitende, die schreiben mal mit unserer Birgit, mal mit unsere Tanja.

00:08:46: Haben immer mal wieder eine andere Bearbeiterin und auch wenn unsere Kollegen dann mal im Urlaub sind müssen wir tatsächlich immer die E-Mail-Kunden unseren Kollegen im Blick behalten.

00:08:56: Und all das wollen wir durch das neue Serviceportal was du gerade mit uns entwickelst eben sozusagen vereinfachen dass die Anfragen vom Kunden und sämtliche Emails einfach den Weg an einen Ort finden.

00:09:11: Und wir nicht mehr, wenn wir im Nachgang vielleicht dem Kunden noch mal was zuarbeiten wollen nochmal alle E-Mailpostfächer durchsuchen müssen sondern wir gehen nur noch in das Service Portal und lesen eben Nehmen wir mal die klassische Frau Müller als Beispiel.

00:09:26: Frau Mülla wollte das und dass, so haben wir darauf

00:09:29: reagiert.".

00:09:29: Und dann ist es für alle Kollegen gleichermaßen immer einsehbar unkompliziert schnell eben aufgrund der vergebenden Bearbeitungsnummer.

00:09:37: Hab ich das so jetzt nochmal richtig zusammengefasst?

00:09:39: Ja

00:09:40: genau!

00:09:40: So ist das.

00:09:41: Also wenn Anfragen über E-Mail kommen, werden sie automatisch in dem Portal – also das Portal ruft auch die Emails ab von einem Postfach wo die Anfragungen ankommen.

00:09:52: Über das Postfach läuft ihm die gesamte Kommunikation, wird es den Aufgaben oder den Anfragen automatisch zugewiesen.

00:10:02: So dass man im Prinzip eine komplette Historie hat und auch die Rückenfreihalter, die dort alle arbeiten dann auch den kompletten Verlauf sehen – zum Beispiel von Notizen oder von Rückfragen, die man zum Beispiel an einen Arzt gestellt hat.

00:10:22: Die man angefragt hat oder eine Pflegeeinrichtung so dass man das im Grunde genommen jeder anhand einer Bearbeitungsnummer oder anhand des Namen des Kunden oder des Mitarbeiters nachvollziehen kann was da gelaufen ist

00:10:38: genau und das soll die Dinge einfach für uns ein bisschen schlanker machen diese vielen kleinen Zwischenschritte die wir jeden Tag leisten die fallen dann in Zukunft weg.

00:10:48: Spannend findet mein Team auch speziell das Thema Terminerinnerung.

00:10:53: Das ist ja von uns ein neuer Service, der sich einfach entwickelt hat, wenn wir Facharzttermine vereinbaren die im Juli-Juli- in dem

00:11:01: Jahr-Zw.L.,

00:11:01: zum Beispiel weil es bei manchen Fachärzten nicht schneller geht.

00:11:05: dann gerät das natürlich bei dem ein oder anderen manchmal in Vergessenheit.

00:11:09: Dann sind vielleicht die Beschwerden nicht mehr da, dann vergisst man auch mal dass man da einen Facharzttermin hat auf den man lange gewartet hat.

00:11:17: und inzwischen sind wir eben dazu übergegangen damit dieses Vergessen im besten Fall ausbleibt, dass wir den Mitarbeiter entsprechend erinnern.

00:11:25: Und das macht ja das Service-Portal in Zukunft automatisch?

00:11:29: Genau also das fängt ja eigentlich schon bei der Terminvergabe an.

00:11:33: Ihr macht ja einen oder ihr vereinbart für den Mitarbeiter in Terminen beim Facharzt zum Beispiel.

00:11:39: Und dieser Termin wird auch aus dem Portal heraus automatisch an den Mitarbeiter, der das angefragt hat gesendet und dieser muss den Termin dann auch bestätigen.

00:11:50: also er bekommt ja nicht ein Terminvorschlag.

00:11:54: eigentlich ist das schon der Termin ihm gefunden hat, das ist ja auch nicht so einfach ein Termin zu finden je nachdem wo man anfragt.

00:12:02: Er bestätigt den Termin und er hält dann auch die Terminbestätigung mit einem Kalendereintrag auch schon automatisch in der Mail.

00:12:10: also wie man das vielleicht auch von anderen Portalen oder Buchungsportalen kennt dass man dann einen Kalender Eintrag bekommt die man aus seinem Kalender einfach automatisch hinzufügen kann.

00:12:21: da steht dann der Name des Arztes zum Beispiel drin die Straße oder der Ort, um dorthin zu gelangen.

00:12:29: Und natürlich die Uhrzeit und man bekommt dann da wir den Termin ja im Portal hinterlegt haben auch in gewissen Abstufungen vor dem Termin eine Erinnerung dass man diesen Termin hat und den auch nicht vergessen.

00:12:41: ich glaube das war in der Vergangenheit vielleicht auch hier und daher mal ein Problem.

00:12:46: Ja tatsächlich!

00:12:47: Das ist dann auch ärgerlich wenn wir Termine vereinbaren um die will zum Teil wirklich kämpfen also wo wir Wetteln am Telefon diesen Termin zu bekommen für unsere Kunden und wenn der dann vergessen wird, ohne dass da eine böse Absicht hintersteht.

00:13:05: Ganz klar, wir haben alle im Alltag viel um die Ohren.

00:13:07: Aber es ist natürlich eine Herausforderung wenn wir dann beim nächsten Mal bei diesen Facharzt anrufen und sagen Wir brauchen heute für den und denen wieder ein Termin Und Jens sagen auch nicht so gerne weil die Patienten Für die wir neulichen termin rausgegeben haben Die ist nicht erschienen Dann ist das immer so ein bisschen unangenehm und wir Sagen ja durchaus auch termine ab.

00:13:26: also Wenn Menschen einen facharztermin oder auch andere termine Nicht wahrnehmen können dann übernehmen wir Ja dass auch weil unser service ist ja Im besten Fall einen rundum Sorglos-Paket, was gerne genutzt werden darf.

00:13:37: Und deshalb ist es umso schöner das möglich ist diese Termin Erinnerung zu automatisieren.

00:13:43: Weil auch das machen wir im Moment händisch!

00:13:44: Wir schreiben jeden Termin den wir vereinbaren in ein Kalender und zwar sieben Tage vorher sozusagen, um dann an den Kunden händish eine Erinnerungs-Email rauszuschicken.

00:13:55: diesen Service schätzen sehr viele aber der kostet bei uns unglaublich viel Zeit weil's sind ja täglich Unmengen an Termin, die wir erinnern und die wir auch vereinbaren.

00:14:08: Und nochmal einen Schritt zurück.

00:14:10: du hast es eben erklärt der Kunde bekommt von uns den Termin und der bestätigt ihn.

00:14:14: wie macht er das?

00:14:15: Er drückt dann auf dem Button oder...

00:14:17: Genau also er bekommt eine E-Mail und da ist ein Link drin.

00:14:20: Das ist auch das was man vielleicht auch aus anderen Internetportalen kennt bekommt einer quasi so eine Opt in Mail Grunde genommen dass man dem zustimmt Klickt auf einen Link und dann kommt man in den Webbrowser.

00:14:35: Und dann wird dieser Termin quasi bestätigt, das heißt man bekommt eine entsprechende Meldung auf der Website oder in dem Portal und bekommt danach die Terminbestätigung nochmal per E-Mail mit dem Termin.

00:14:51: Den

00:14:51: man dann dem Kalender hinzufügen kann.

00:14:53: großartig!

00:14:54: Jetzt sind wir schon direkt im Portal.

00:14:56: aber wie kommen die Menschen da in Zukunft hin?

00:14:58: Genau eigentlich wie vorher über ein QR-Code.

00:15:01: Das ist ja der QR-Code, den die Unternehmen aushängen für ihre Mitarbeiter.

00:15:07: Wo sie im Prinzip einfach mit dem Smartphone diesen QR-Kurz scannen können kommen auf das Portal und zwar auf die Seite, die für dieses Unternehmen

00:15:17: gilt.

00:15:18: Jetzt mal als Beispiel die Mitarbeitenden der Ostseelsparkkasse, die wir seit vielen Jahren betreuen dürfen, die scannen in Zukunft – ich weiß es bei der Ostbauhänge auf der Toilette scannen in Zukunft den QR-Code nach wie vor auf der Toilette zum Beispiel, übermitteln uns dann nach wie Vor so wie Sie es bisher kennen digital Ihre Daten und da steht dann sogar herzlich willkommen im Serviceportal für die Mitarbeitenden der Ostisch Sparkasse.

00:15:46: Genau!

00:15:46: Und dann gibt es dort ja verschiedene Möglichkeiten.

00:15:49: also erst mal haben wir jetzt in dem neuen Portal noch den zusätzlichen Schritt das es einen Zugangscode gibt für die Mitarbeiter.

00:15:59: Das heißt, der QR-Code bleibt immer gleich.

00:16:02: Der Zugangscode kann aber geändert werden oder sollte vielleicht auch regelmäßig geändert sein damit so ein QR Code nicht missbraucht werden kann zum Beispiel.

00:16:12: Ich frage mal gleich Zwischen, damit es verständlicher wird.

00:16:16: Der wird aber von den Unternehmen sozusagen geändert?

00:16:19: Richtig!

00:16:19: Die Unternehmen können selber also in dem Fall die Ostisch-Sparkasse hat auch einen Zugang für das Portal wo sie aber nicht viel machen können, also Sie sehen nicht welche Anfragen dort irgendein Mitarbeiter gestellt hat oder Sie auch gar nicht was überhaupt an Daten hinterlegt ist.

00:16:36: Sondern Sie können nur in Ihrem Portal einmal den QR-Code sich herunterladen oder das quasi den Aushang, den Sie irgendwo auf die Toilette hängen, herunter laden und ausdrücken können und eben Ihren Zugangscode.

00:16:53: Und diesen Zugangsquote kann das Unternehmen dort eben ändern.

00:16:57: Also die können dann sagen, da war vielleicht ein zwei drei vier und jetzt soll er entsprechend anders sein und teilen dann quasi den Mitarbeitern mit wir haben für das Portal der Rückenfreihalter jetzt einen neuen Zugangskot Der gilt jetzt ab sofort Und dass es auch so Es könnte auch ein Unternehmen mehrere Standorte haben Und jeder Standort hat zum Beispiel seinen eigenen QR-Code auch, sodass man das auch vielleicht geografisch besser in der Arbeit dann für die Rückenfreiheit da zuweisen kann.

00:17:28: Weil wenn jetzt ein Unternehmen z.B.

00:17:30: einen Standort in Hamburg hat oder in Rostock, Lübeck wie auch immer Berlin könnte man dafür verschiedene Standorte machen um eben auch zu filtern wo kommt welche an?

00:17:41: also von welchen Standorten kommen die meisten Anfragen zum Beispiel?

00:17:46: oder eben auch die Aufgaben, oder die Anfragen geografisch einzuordnen.

00:17:51: Was uns bei der Bearbeitung ja hilft?

00:17:53: Wenn wir wissen, wir haben jetzt eine Anfrage aus Berlin, da macht es natürlich keinen Sinn wenn Windtermin beim Hautarzt und Rostock vereinbaren.

00:17:59: Genau richtig!

00:18:00: Also meistens ergibt sich das ja auch aus der Anfrage weil man ja auch Verangehörige etwas suchen kann, die ja durchaus in einer anderen Stadt leben.

00:18:07: aber diese Unterteilung nach Standorten ist vielleicht für den einen oder anderen Kunden hilfreich wenn jetzt vielleicht auch nicht für die Ostseesparkasse, aber in Zukunft.

00:18:18: Also das ist schon so

00:18:19: aufgebaut.".

00:18:19: Das ist auf jeden Fall mit dem Zugangskot nochmal was ganz Neues, was wir dort dann in Zukunft haben werden – das gab es ja bisher nicht!

00:18:26: Wer Zugang zum QR-Kot hatte, der konnte uns im Grunde eine Anfrage übermitteln.

00:18:31: Aber das ist noch mal ein ganz wichtiger Hinweis den du eben gegeben hast, der vielleicht noch gar nicht klar genug deutlich wurde.

00:18:37: Was an Anfragen reinkommt, da haben die Unternehmen nach wie vor keine Einsicht.

00:18:42: Und das ist einfach ja auch nochmal eine sehr wichtige Botschaft, weil die Mitarbeitenden sich mit sehr individuellen Themen an uns wenden, die eben doch durch uns auch anonym und vertraulich behandelt werden.

00:18:55: Daran ändert der auch das neue Portal nichts.

00:18:58: Da sind wir aber vielleicht bei einem ganz wichtigen anderen Thema nämlich beim Thema Datenschutz.

00:19:03: So ein Serviceportal was man jetzt im Internet erreicht?

00:19:07: Da hat der ein oder andere vielleicht Bedenken.

00:19:09: Also, vielleicht kannst du noch mal was zum Thema Datensicherheit sagen?

00:19:13: Genau!

00:19:14: Ja da gibt es ja verschiedene Aspekte.

00:19:16: Das erste ist vielleicht so grundsätzlich das, was man im Datenschutz im Internet versteht, ist einmal der Ort wo die Daten eben gespeichert werden.

00:19:27: Da gibt es auch gewisse Anforderungen und das wird ja immer viel diskutiert.

00:19:33: Wo liegen dann eigentlich die Daten?

00:19:35: Und das ist so, dass das neue Portal zum Beispiel auf einem Server liegt von einem deutschen Anbieter und auch auf deutschen Servern.

00:19:43: Also keine amerikanische Anbiete der deutsche Server hat oder hier deutsche Server betreibt sondern es ist ein deutsches Unternehmen und die Server verwalten wir für die Kunden.

00:19:55: Das ist erst mal so.

00:19:56: vielleicht grundsätzlich zum Datenschutz Zum Thema Datensicherheit.

00:20:02: Da könnte man natürlich jetzt ganz viel darüber erzählen, aber grundsätzlich ist es so dass dieses Server auf gewisse Art und Weise abgesichert sind.

00:20:12: also da gibt's Firewalls und verschiedene Schutzmechanismen um eben zu verhindern das dort irgendwie also Datenmissbrauch betrieben werden kann oder das jetzt besonders leicht gehackt werden kann.

00:20:29: genau ist im Prinzip also Stand der Technik.

00:20:34: Ja und in Zukunft wird es ja so sein, dass auch Mitarbeiter die vielleicht noch nicht so gut Deutsch sprechen oder die gar kein Deutsch sprechen, die aber ein Unternehmen hier eben tätig sind das Portal auch nutzen können weil wir die Möglichkeit geschaffen haben – also wir ne?

00:20:52: Also du und dein Unternehmen ihr habt die Möglichkeit geschafft, dass das Portal mehrsprachig im Unternehmen nicht alle der englischen Sprache zum Beispiel in vollem Umfang mächtig.

00:21:06: Und gerade wenn es darum geht um irgendwelche Diagnosen oder was auch immer, dann müssten wir – oder machen's bisher so?

00:21:12: – dass wir sehr umständlich übersetzen.

00:21:15: Das ist in Zukunft eben auch über das Portal ganz einfach möglich?

00:21:18: Also das wäre mir wichtig, dass du da nochmal etwas zu sagst wie die Übersetzung funktioniert.

00:21:22: Genau richtig!

00:21:22: Also erstmal ist das Portal in zwei Sprachen erstmal grundsätzlich verfügbar.

00:21:29: Also das ist Deutsch und Englisch.

00:21:30: Das ist vielleicht auch ein Unterschied zum jetzigen Portal, wenn man auf die Seite geht kann man eben selber entscheiden.

00:21:37: möchte ich dir diese Formulare die man ja ausfüllen muss um eine Anfrage zu stellen, möchtet ihr auf Deutsch oder auf Englische haben?

00:21:45: Ihr habt ja im Administrationsbereich auch die Möglichkeit diese Formülare selber zu bauen.

00:21:50: Das heißt sozusagen okay ich brauche jetzt hier vielleicht nur das Feld.

00:21:55: Ihr könnt es natürlich auch euer Formular dort übersetzen lassen.

00:22:00: Und genauso ist es, wenn zum Beispiel jemand das auf Englisch nutzt aber z.B.

00:22:05: auf ukrainisch schreibt also nur mal als Beispiel dann könntet ihr das ja jetzt nicht ohne weiteres lesen und man würde das vielleicht ja in die Google Translator einfach reinkopieren.

00:22:18: und das wollen wir eigentlich

00:22:19: ... wegen der sensiblen Daten.

00:22:21: Richtig, also man würde vielleicht nicht unbedingt... Man würde ja die Formularfelder jetzt auch nicht übersetzen.

00:22:28: Das heißt wenn ein Formular ausgefüllt wie Wohngeburtstatum drin ist oder eine Telefonnummer das würde man sowieso nicht übersetzten lassen sondern man würde nur die Felder übersetzen lassen wo jetzt ein Freitext drin ist zum Beispiel wenn jemand noch etwas mitteilen möchte.

00:22:45: Da sind nicht unbedingt immer personenbezogene Daten drin, aber die könnten drinnen sein.

00:22:51: Und wir haben es so gelöst... Wir haben normale Web Server nenn ich sie mal, also normale Serverinfrastruktur.

00:22:59: Wir haben auch sogenannte KI-Server.

00:23:02: Also das sind Server mit Hochleistungsgrafikarten, die eben eigene KI-Modelle hosten können.

00:23:12: Die laufen dort drauf und das sind Ja, Open Source oder Open World Modelle nennt man die, die man eben im Unternehmen einsetzen kann.

00:23:21: Ohne dass man ja zum Beispiel Daten an eine Übersetzungsdienst gibt der häufig auch mit KI-Modellen schon arbeitet Oder zb an OpenAI oder Microsoft wie auch immer Die auch entsprechende Dienste haben.

00:23:37: So senden wir das quasi an einen eigenen KI Server Der für uns die Übersetzung oder Für das Portal die Üersetzung macht.

00:23:45: Grundsätzlich ist es so, auch diese Server sind in Deutschland.

00:23:49: Auch von einem deutschen Rechenzentrum und einem deutschen Anbieter im Grunde genommen.

00:23:55: Die bekommen aber auch keine personenbezogene Daten.

00:23:59: Also die verarbeiten diese Übersetzung, aber wir würden zusätzlich noch personen bezogene Daten herausfiltern.

00:24:06: Es gerade in der heutigen Zeit wo KI so viel diskutiert wird vielleicht auch verwirrend und deshalb nochmal ganz kurz zusammengefasst, es ist ein Sprachmodell was nicht irgendwelche Daten ins Internet sendet sondern was wirklich einfach nur vor Ort lokal sozusagen die Arbeit der Übersetzung macht.

00:24:25: Genau also lokal im Sinne in dem auf dem Server den wir selber betreiben.

00:24:31: Also nicht lokal bei den Rückenfreiheitern So was geht auch, aber das wäre jetzt natürlich etwas übertrieben für die Übersetzung.

00:24:39: Aber so dass eben keine Daten zum Beispiel zu einem Übersetzungsdienst gesendet werden wie das eigentlich gängig ist und das wollen wir vermeiden und nutzen da eigene Schnittstellen für diese Übersetzen.

00:24:54: Da jubelt unsere Datenschutzbeauftragte, dass wir da so sorgfältig dran gedacht haben und das so umgesetzt haben.

00:25:01: Lieben Gruß an dieser Stelle an Sie!

00:25:04: Und jetzt noch mal die Herausforderung für uns als Rückenfreiheiterteam war ja ein Portal entstehen zu lassen was auch Menschen nutzen möchten, die schon etwas älter sind oder die kein Bock haben auf digital.

00:25:21: So Und wir haben ja selbst jemanden im Team, die eine große Scheu davor hat und die in Zukunft aber auch mit diesem Serviceportal arbeitet.

00:25:31: An sie habe ich gedacht – du hast an die Mitarbeiter gedacht, die das in Zukunft bedienen!

00:25:36: Was glaubst du ist jetzt besser als vorher für die Mitarbeiter, die der Serviceportall in Zukunft nutzen?

00:25:42: Es ist alles an einer Stelle.

00:25:45: Das ist glaube ich ganz wichtig.

00:25:47: Alle sehen alles was der andere macht.

00:25:51: Also, es wird sich jetzt vielleicht ein bisschen nach Überwachung an, so ist das nicht gemeint.

00:25:56: Man kann alles nachvollziehen, sagen wir's so... Für unser

00:25:59: Team?

00:25:59: Genau richtig!

00:26:01: Wenn jetzt jemand aus dem Team krank ist, könnte sofort jemand anderes übernehmen.

00:26:05: Er sieht den kompletten Bearbeitungsverlauf, er sieht zum Beispiel welcher Facharzt wurde schon kontaktiert und welche noch nicht.

00:26:14: Wo kann ich vielleicht weitermachen wenn ich noch keinen Termin erhalten habe Da ich das in die ganze Kommunikation darüber läuft, ist jeder im Bild.

00:26:23: Das ist eigentlich der wichtigste Punkt, glaube

00:26:26: ich.".

00:26:27: Wenn wir jetzt noch mal an die Beschäftigten in den Unternehmen denken... Jetzt haben dir den QR-Code nicht zur Hand!

00:26:33: Weil sie gerade zu Hause auf der Couch sitzen.

00:26:35: und gehen wir zurück zu Frau Müller.

00:26:38: Frau Müller sitzt auf der Couch, ihr Mann sitzt daneben.

00:26:41: Er sagt, du hast Zitze um Rücken und kannst du nicht mal mir einen Orthopädentermin über die Rückenfreihalter besorgen?

00:26:48: Und sie sagt ja würde ich ja aber ich bin ja erst nächste Woche wieder auf Arbeit weil ich feier morgen auf Dienstreise.

00:26:54: Du kommt sie ja nicht an den QR-Code.

00:26:56: und jetzt?

00:26:57: Ja dafür ohne Lösung!

00:27:00: Und zwar das Portal ist ja auch so zu erreichen.

00:27:03: Das heißt man kann über die neue Website auf das Portal kommen Aber dann ist man ja noch nicht in dem Bereich von den Unternehmen, wo man arbeitet.

00:27:14: Weil man den QR-Code eben nicht zur Hand hat.

00:27:16: Wenn man sich gerade den Link abgespeichert oder den QR Code fotografiert hatte, kommt man da nicht ran und da gibt es die Möglichkeit, sich einzuloggen.

00:27:25: Das heißt einmal können sich die Unternehmen einloggen das was wir vorhin besprochen haben und die Mitarbeiter der Unternehmen können sie auch einloggan und dafür müssen Sie Ihre E-Mail Adresse angeben setzt natürlich voraus, dass sie schon mal eine Aufgabe oder eine Anfrage gestellt haben.

00:27:43: Sonst sind die ja dem System noch nicht bekannt und bekommen dann per E-Mail ein Einmalpasswort.

00:27:50: Das ist auch eine Art der Anmeldung, die man heutzutage kennt oder die oft genutzt wird.

00:27:55: Also kein weiteres Passwort

00:27:57: mehr?

00:27:57: Genau!

00:27:57: Dass man keinen Passwort hat was man sich merken muss sondern man bekommt jedes Mal per E mail einen EinmalPasswort.

00:28:04: Damit meldet man sich an und dann hat man im Prinzip Zugriff auf die vorherigen gestellten Anfragen, also zumindest eine.

00:28:13: Und dann kann man auch in ein neuer Anfrage stellen und da ist es so dass wir anhand der vorherigen Anfragen ja sehen wo derjenige zumindest zuletzt gearbeitet hat.

00:28:24: In dem Moment kommt er auch auf die gleiche Seite Ja, die man auch bekommt.

00:28:31: Wenn man den QR-Code scannt muss dann aber auch... ...den Zugangskode eingeben.

00:28:37: Also dem muss er natürlich haben,... ...aber er braucht den QR Kunde nicht.

00:28:41: Er kann auch so Zugang erhalten.

00:28:44: Genau und übrigens auch im Portal sieht man auch bei der letzten Anfrage zum Beispiel wenn ein Termin erstellt.... wurde oder also vermittelt wurde, kann man sich den dort auch nochmal anschauen und die Kalenderdatei herunterladen.

00:28:57: Also da sieht man auch Informationen quasi zu dem Bearbeitungsverlauf, den das Ganze jetzt gerade hat.

00:29:03: Das ist auf jeden Fall dann sehr viel übersichtlicher für die Beschäftigten in den Unternehmen weil diese Übersicht war ja bisher nicht möglich.

00:29:14: Die haben eine Anfrage an uns gestellt, haben vielleicht zwei Jahre uns gar nicht gebraucht und wenden sich dann wieder an uns.

00:29:21: Und in Zukunft können sie dann einfach sehen, ob ich überhaupt schon mal bei den Rückenfreiheitern angefragt oder eben nicht?

00:29:27: Und sehen da alles auf einen Blick.

00:29:29: Das macht das Ganze ja auch nochmal ein bisschen schöner.

00:29:34: irgendwie finde ich.

00:29:37: Die neue Webseite habt ihr ja auch gebaut!

00:29:39: Wie findste die?

00:29:43: Super!

00:29:43: Also wir haben tatsächlich sehr viel positives Feedback bekommen, auch weil man auf der neuen Homepage ja auch sieht.

00:29:50: Was kann ich überhaupt anfragen?

00:29:52: Das haben wir bisher so deutlich nicht gezeigt und so bekomme eben beschäftigten Unternehmen gerade auch für neue Unternehmen, wo das vielleicht noch nicht die Runde gemacht hat oder wo das Vertrauen noch nicht so da ist – was bringt mir dieser Rückenfreiheit, das Service?

00:30:08: So können sie einfach... sich ein besseres Bild davon machen, welche Anfragen sie an uns stellen können.

00:30:15: und was ich besonders gut finde ist der Unternehmensbereich.

00:30:19: Also wir haben das ja – das haben wir auch im Vorfeld besprochen – so ein bisschen aufgeteilt in den Bereich wo Mitarbeiter sich informieren können aber eben auch diesem Bereich aufgebaut, wo Unternehmen sich informiert werden können.

00:30:33: Wie rechne ich diese Dienstleistung für meine Beschäftigten ab?

00:30:37: Oder welche Vorteile hat es auch, also auch für die Mitarbeiter Zufriedenheit, für die Arbeitgeber Attraktivität.

00:30:45: Wenn ich einen solchen Service mein Mitarbeitenden als Benefit zur Verfügung stelle – das feiern wir im Team tatsächlich sehr und dass wir Unternehmensstimmen dort zeigen ist schon alles sehr wertvoll!

00:30:58: Wir sind absolut der Fan von unserer neuen Seite.

00:31:01: Das habt ihr wirklich ganz großartig gemacht!

00:31:05: Ja, jetzt noch eine Frage ist das Portal schon online?

00:31:09: Geht es jetzt los?

00:31:11: wie?

00:31:12: was kommt da alles noch in Zukunft?

00:31:14: Also ich glaube wenn Podcast erscheint dann... Es ist schon online.

00:31:18: Dann

00:31:18: ist soweit ne?

00:31:20: Genau, dann sprechen wir vielleicht irgendwann mal drüber.

00:31:23: Wie wirst du noch weiterentwickeln?

00:31:27: Zum Schluss vielleicht, wenn jetzt jemand neugierig geworden ist der uns zuhört.

00:31:31: Wie seid ihr erreichbar?

00:31:32: Also vielleicht sagst du einfach nochmal deinen Firmennamen wo ihr sitzt.

00:31:37: Also Platzdorsch was die Firma...

00:31:39: Bisschen verrückt wie ich finde Platzdorch man kennt den Platz Hirsch aber gut ihr seid Platzdorsch.

00:31:45: Ja ja der maritime Bezug

00:31:47: Wir sitzen in Benfisch eigentlich schon ziemlich lange seit zwei tausend neunzehn im ITC.

00:31:54: Kennt vielleicht ein oder andere.

00:31:56: Und ja, wir sind ganz normal am besten per IME.

00:32:01: Nein aber auch per Telefon zu erreichen!

00:32:03: Wir verlinken euch einfach in den Show-Nots wie es dann immer so schön heißt?

00:32:07: Ja

00:32:07: und bis dahin haben wir vielleicht auch eine neue Website mal gucken.

00:32:11: Also seitdem wir beide uns kennen versprüsste mir das schon.

00:32:14: ich bin schon solange jetzt sehr gespannt.

00:32:17: Ich freue mich total dass wir uns gefunden haben und da sowas großartiges entstanden ist für unsere Arbeit aber auch die Mitarbeitenden die uns in Zukunft besser erreichen, viel mehr Einblick haben in die Dinge, die sie uns schon gefragt haben.

00:32:30: Dass wir einfach unseren Anspruch an Datensicherheit und Datenschutz noch mehr gerecht werden als bisher.

00:32:37: Und ja ich freue mich auf alles was da kommt in unserer Zusammenarbeit und sage dir Danke für die Zeit dass du heute hier warst und uns ein bisschen mitgenommen hast.

00:32:46: in die technische Unterwelt Welt ist es irgendwie eine ganz besondere Welt.

00:32:53: Dafür danke, dass du's auch so einfach erzählt hast.

00:32:57: und dann bis

00:32:57: bald!

00:32:58: Ja, dank auf, bis bald.

00:32:59: Tschüss.